Noch ein Hinweis:
Es ist im Allgemeinen in Verwaltungen nicht üblich, Nachrichten zu überwachen.
Jedoch kann es für die Sicherheit der IT-Systeme notwendig sein, die Nutzung der elektronischen Kommunikationssysteme - also den Zu- und Abgang von E-Mails - zu beobachten, z.B. um Viren zu erkennen.
Aus diesem Grund werden in vielen Verwaltungen automatische Protokolle zu den Verkehrsdaten erstellt.
- Diese Regeln schützen uns alle
Zusammenfassung E-Mail Richtlinien
Zum Schutz der behördlichen Daten vor Missbrauch haben Verwaltungen oft allgemeine Richtlinien für die Verwendung von E-Mails aufgestellt, die durchaus auch für den Privatgebrauch sinnvoll sind.
Hier noch einmal die wichtigsten Regeln:
- Vertrauen Sie niemals E-Mail-Inhalten und Dateianhängen blind.
- Öffnen Sie keine Dokumente und Programme von unbekannten Absendern.
- Informieren Sie bei Verdacht auf Virenbefall Ihre Ansprechperson.
- Geben Sie fehlgeleitete Informationen nicht weiter, sondern informieren Sie den Absender und löschen Sie die die E-Mail.
- Falls Sie selber eine vertrauliche E-Mail falsch versendet haben: Bitten Sie den Empfänger um Löschung und informieren Sie Ihre Vorgesetzten.
- Wenn Sie eine Phishing-Mail bekommen: nicht antworten, keinen Link anklicken, keine sensiblen Daten weitergeben, keine Anhänge öffnen.
- Senden Sie vertrauliche Daten über das Internet nur verschlüsselt.
- Achten Sie auf „Netiket(t)e“: Verwenden Sie keine verletzenden und rechtswidrigen Inhalte.
- Bitte informieren Sie sich über die genauen Regelungen bzgl. der E-Mail-Nutzung in Ihrer Verwaltung.